Les tâches principales d’une secrétaire médicale sont :

Accueil et gestion des patients :

• Accueillir les patients en cabinet ou par téléphone.
• Informer et orienter les patients selon leurs besoins.
• Gérer les rendez-vous via des logiciels spécialisés (Doctolib, Hellodoc).
• Préparer les dossiers médicaux avant les consultations.

Organisation des activités

• Planifier les consultations, les examens et les interventions.
• Coordonner les échanges avec les laboratoires, les hôpitaux et les autres professionnels de santé.
• Gérer les urgences et prioriser les demandes.

Gestion administrative

• Créer et mettre à jour les dossiers des patients.
• Rédiger et envoyer des courriers médicaux (comptes rendus, ordonnances, certificats).
• Assurer la facturation des actes médicaux et gérer les règlements.

La secrétaire médicale occupe un poste central et collabore avec de nombreux interlocuteurs au sein d’un établissement de santé. Voici les principaux :

Interlocuteurs internes :

• Médecins généralistes et spécialistes : gestion des plannings, transmission des informations médicales, rédaction de comptes rendus.
• Infirmiers et aides-soignants : coordination des soins et suivi des dossiers patients.
• Personnel administratif : collaboration avec les responsables des admissions, de la facturation ou des ressources humaines.
• Responsables de service : communication sur l’organisation et les besoins logistiques.

Interlocuteurs externes :

• atients et accompagnants : accueil, information, gestion des rendez-vous et suivi administratif.
• Laboratoires d’analyses médicales : envoi et réception de résultats d’examens.
• Pharmacies : gestion des commandes et vérification des prescriptions.
• Mutuelles et Sécurité sociale : suivi des remboursements et gestion des feuilles de soins

La journée d’une secrétaire médicale est rythmée par des tâches variées qui demandent organisation, réactivité et polyvalence. Voici un exemple d’une journée type :

Matin 

• Ouverture du cabinet ou du service
• Accueil des premier patients
• Gérer les appels et les emails

L’après midi 

• Poursuite de l’accueil des patients
• Traitement administratif : Rédaction de courriers, facturation des actes médicaux, etc.
• Gestion des imprévus
• Commandes et logistique : vérification des stocks, suivi des échanges avec les laboratoires et prestataires

Fin de journée 

• Clôture des dossiers
• Rangement et vérification

La secrétaire médicale et l’assistante médicale exercent toutes deux des fonctions de soutien dans le domaine de la santé, mais leurs rôles et missions présentent des différences notables.

• La secrétaire médicale se concentre sur la gestion administrative et l’accueil des patients.
• L’assistante médicale combine des tâches administratives et un soutien médical auprès du praticien. Elle participe ainsi au soins simples (prise de tension, vérification des constantes, etc.)

​Pour devenir secrétaire médicale, il est recommandé de suivre une formation spécialisée, bien qu’aucun diplôme ne soit obligatoire. Il n’existe pas une formation en particulier mais plusieurs parcours sont envisageables : 

• Formation en présentiel : Des établissements comme l’École Pigier, présente dans plusieurs villes françaises, proposent des formations certifiantes en secrétariat médical. Ces programmes incluent souvent des stages pratiques pour une immersion professionnelle.

• Formation à distance : Des centres de formation tels que L’École Française offrent des formations 100% en ligne, flexibles et adaptées aux personnes en reconversion professionnelle. Ces formations permettent d’apprendre à son rythme tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé. ​

Les formations couvrent généralement la gestion administrative, la communication, la terminologie médicale et les outils bureautiques. Il est essentiel de choisir une formation reconnue par l’État, inscrite au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP), pour assurer la qualité du programme et faciliter l’insertion professionnelle. ​

Apprenez-en davantage sur les études et formations pour devenir secrétaire médicale avec notre article « Secrétaire médicale : études, diplômes et débouchés« . 

La durée d’une formation pour devenir secrétaire médicale varie en fonction de l’organisme de formation et du mode d’apprentissage choisi. Généralement, ces formations s’étendent sur une période de 6 à 12 mois.

Ces formations incluent souvent des stages pratiques de 6 à 8 semaines pour faciliter l’immersion professionnelle. Il est recommandé de consulter les détails spécifiques de chaque programme pour choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et contraintes.​

Oui, il est possible de devenir secrétaire médicale sans diplôme. Le métier n’est pas réglementé, ce qui signifie qu’aucun diplôme n’est officiellement requis pour exercer. Cependant, la plupart des employeurs privilégient les candidats ayant suivi une formation spécialisée, car le poste demande des compétences précises en terminologie médicale, gestion administrative et relation patient.

👉 Pour celles et ceux sans diplôme, la reconversion via une formation certifiante (comme celle proposée par L’École Française) est une excellente porte d’entrée pour acquérir les compétences attendues et se démarquer sur le marché du travail.